La presente Política de Contratación y Devolución de  Easy Eventos Ocio Activo S.L a través de la marca y portal web H2O Aventura tiene como objetivo establecer de forma clara, detallada y transparente las condiciones, términos y procedimientos aplicables a la reserva, modificación y cancelación de actividades contratadas a través de la plataforma H2O Aventura, dirigidas a excursiones escolares, grupos organizados de adultos y empresas.

H2O Aventura actúa como directorio web e intermediario especializado en el ámbito de las actividades recreativas, educativas y de ocio, ofreciendo un amplio catálogo de experiencias como actividades multiaventura, acuáticas, culturales y de team building, entre otras. Estas actividades se desarrollan principalmente en la Comunidad de Madrid y sus alrededores, adaptándose a las necesidades de colegios, institutos, asociaciones, grupos privados y entidades corporativas que deseen organizar jornadas de grupo.

En este marco, H2O Aventura no actúa como organizador directo de las actividades, sino que ejerce un papel de facilitador y gestor administrativo, proporcionando toda la información necesaria para la correcta selección, contratación y planificación de las actividades. La plataforma permite comparar opciones y reservar con proveedores profesionales especializados, asegurando que cada tipo de grupo —escolar, adulto o empresarial— encuentre la actividad que más se ajuste a sus necesidades.

Cabe destacar que H2O Aventura no asume responsabilidad directa en la ejecución material de las actividades contratadas. Dicha responsabilidad recae exclusivamente en las empresas proveedoras colaboradoras, encargadas de llevar a cabo las actividades cumpliendo con los estándares de calidad, seguridad y normativa vigente. H2O Aventura limita su responsabilidad a la gestión documental, la comunicación con el cliente y la coordinación administrativa entre las partes.

Por tanto, la relación contractual entre el cliente y H2O Aventura se circunscribe exclusivamente a la intermediación en el proceso de reserva, siendo las empresas proveedoras quienes ostentan la responsabilidad operativa de la actividad.

Esta política regula aspectos clave como:

• el proceso de reserva y confirmación,
• las condiciones de modificación o cancelación,
• los plazos de pago y devolución,
• y los límites de responsabilidad de cada parte.

Al aceptar esta política, los clientes —sean centros escolares, grupos particulares o empresas— reconocen y aceptan las condiciones de contratación aquí descritas, y entienden que H2O Aventura actúa únicamente como intermediario, sin responsabilidad directa sobre la ejecución de la actividad contratada.

En definitiva, este documento se establece como el marco regulador para una relación clara, segura y profesional entre los clientes, los proveedores de actividades y H2O Aventura, con el fin de garantizar una experiencia satisfactoria en cada fase del proceso.

2. Procedimientos relacionados con las reservas y modalidades de pago

Directrices y Requisitos

En H2O Aventura, la formalización de reservas —ya sea por parte de grupos escolares, empresas o grupos organizados de adultos— se considera un proceso de suma importancia que debe realizarse exclusivamente mediante comunicación escrita a través del correo electrónico oficial de la empresa. Este procedimiento asegura la trazabilidad documental, permitiendo el registro y almacenamiento de cada transacción, lo cual resulta esencial para la verificación inequívoca y segura de todos los detalles de la reserva. Esta metodología no solo garantiza la claridad y transparencia en la gestión de las actividades contratadas, sino que también cumple con los estándares administrativos exigidos para la correcta planificación y ejecución de las mismas.

Las modalidades de pago, así como los montos requeridos para la confirmación de las reservas, se estructuran en función del tiempo de antelación con que el cliente —sea un centro educativo, una empresa o un grupo— efectúe la solicitud de reserva. A continuación, se detallan las disposiciones específicas para cada escenario temporal:

• Reservas efectuadas con más de 90 días naturales de antelación: En estos casos, se exigirá un depósito no reembolsable de 100 €, cuya finalidad es asegurar la disponibilidad de la actividad en la fecha solicitada. Este importe inicial se destina a cubrir los gastos administrativos y de preparación que se inician con la confirmación de la reserva. Es importante destacar que dicho depósito no es reembolsable en ningún caso, a fin de garantizar la solidez operativa y la planificación anticipada de los recursos necesarios.
• Reservas realizadas con una antelación inferior a 90 días naturales: Para aquellas reservas que se realicen en un período de tiempo inferior a 90 días antes de la fecha prevista de la actividad, será necesario el abono de un 20% del valor total de la actividad como garantía de reserva. Este porcentaje se considera suficiente para cubrir los costos iniciales y asegurar la ejecución del evento según lo planificado. Dicho pago actúa como un compromiso por parte del cliente —grupo escolar, empresa o grupo adulto— y es igualmente no reembolsable una vez realizado.
• Abono del importe restante: El pago total del importe restante, calculado sobre la base del número definitivo de participantes confirmados por el cliente, deberá ser completado en su totalidad al menos siete días naturales antes de la fecha programada de la actividad. Este plazo es inamovible y se aplica sin excepción, ya que permite a H2O Aventura y a la empresa ejecutora realizar la planificación final de los recursos y personal necesarios para la actividad. La falta de pago en el plazo estipulado podrá resultar en la anulación de la reserva, sin derecho a reembolso del depósito o del porcentaje abonado previamente.

Es importante subrayar que, en función de las características específicas y requisitos operativos de cada actividad (como la necesidad de personal especializado, equipos técnicos o logística de transporte), los montos solicitados para la reserva podrían experimentar variaciones. Sin embargo, estas variaciones se aplicarán únicamente en función de la naturaleza particular de la actividad contratada y se informarán al cliente de manera previa. Las condiciones generales relativas a la política de cancelación y modificación de reservas, no obstante, se mantendrán inalterables e independientes de dichas variaciones de montos.

Una reserva se considerará confirmada de manera oficial únicamente tras la recepción efectiva del depósito o del porcentaje acordado, y la posterior emisión del comprobante o factura correspondiente por parte de H2O Aventura. Es fundamental que el cliente —ya sea centro educativo, empresa o grupo adulto— conserve dicha documentación como prueba de la transacción y confirmación de la reserva. Al proceder con el pago, el cliente manifiesta su aceptación tácita e irrevocable de las políticas de cancelación, devolución y normativas internas establecidas por H2O Aventura. Este consentimiento implica el reconocimiento de todas las condiciones estipuladas y exime a H2O Aventura de cualquier disputa posterior en relación con las políticas ya establecidas.

En conclusión, H2O Aventura se reserva el derecho de aplicar y hacer cumplir estos procedimientos de manera estricta, garantizando así la correcta gestión de las reservas y la operatividad de las actividades. Es responsabilidad del cliente, independientemente de si se trata de un grupo escolar, empresarial o adulto, familiarizarse con estas disposiciones y cumplir con los plazos y montos establecidos para asegurar el éxito de la actividad contratada.

3. Política de cancelación y modificación de reservas

En H2O Aventura, entendemos que pueden surgir diversas contingencias que alteren o afecten la programación previamente acordada de las actividades contratadas, ya sean organizadas por grupos escolares, empresas o grupos de adultos. Con el objetivo de proporcionar un marco de acción claro y regulado ante estas circunstancias, hemos desarrollado un conjunto de directrices que abordan los distintos escenarios de cancelación en función de la antelación con que se notifique dicha cancelación. Este enfoque tiene como finalidad garantizar un tratamiento justo y previsible tanto para el cliente como para H2O Aventura.

• Cancelaciones con más de dos meses de antelación: En aquellos casos en los que el cliente —ya sea un centro educativo, una empresa o un grupo adulto— comunique la cancelación de la actividad con una antelación superior a dos meses naturales respecto a la fecha programada, H2O Aventura procederá a la devolución íntegra del importe abonado, sin deducción de ningún tipo de cargo o gasto administrativo. La devolución se efectuará conforme a los procedimientos establecidos y en el plazo correspondiente, garantizando que el cliente reciba el reembolso de manera ágil y efectiva.
• Cancelaciones notificadas entre dos meses y un mes de antelación: Si la cancelación se produce en un período comprendido entre dos meses y un mes natural antes de la fecha prevista de la actividad, no se llevará a cabo reembolso alguno del importe abonado. No obstante, con el objetivo de ofrecer una alternativa viable al cliente —independientemente de si se trata de un grupo escolar, empresarial o adulto—, H2O Aventura le permitirá reprogramar la actividad en una fecha alternativa, siempre que esta se encuentre disponible y sea compatible con la operativa de la empresa ejecutora. Adicionalmente, el cliente tendrá la opción de conservar el importe abonado como crédito, que podrá utilizar en la reserva de futuras actividades organizadas por H2O Aventura dentro de un plazo determinado.
• Cancelaciones notificadas con menos de un mes de antelación: En el supuesto de que la cancelación sea comunicada con menos de un mes natural de antelación respecto a la fecha de la actividad, el importe pagado se considerará completamente no reembolsable, sin posibilidad de reprogramación o de conservación del crédito abonado. Esta política responde a la necesidad de garantizar la logística y los recursos ya comprometidos por parte de la empresa ejecutora, así como la cobertura de los costos fijos asociados a la preparación y planificación de la actividad.

Adicionalmente, las modificaciones en la fecha de la actividad no generarán recargos adicionales, siempre y cuando se notifiquen con un mínimo de un mes natural de antelación respecto a la fecha inicialmente programada. Es importante subrayar que dichas modificaciones están supeditadas a la disponibilidad de fechas alternativas y a la capacidad operativa de la empresa ejecutora en el nuevo período solicitado. H2O Aventura se compromete a gestionar estas solicitudes con la máxima diligencia, procurando satisfacer las necesidades del cliente, ya sea un centro educativo, una empresa o un grupo, siempre que las circunstancias lo permitan.

Cabe destacar que, fuera de los plazos y condiciones anteriormente expuestos, H2O Aventura únicamente aceptará cancelaciones en casos de fuerza mayor o condiciones meteorológicas extraordinarias que representen un riesgo significativo para la integridad y seguridad de los participantes. La determinación de la viabilidad de la actividad bajo estas circunstancias recae exclusivamente en la empresa ejecutora, que evaluará la situación en función de parámetros de seguridad establecidos y protocolos internos. H2O Aventura, en calidad de intermediario, se limitará a transmitir la decisión de la empresa ejecutora al cliente y, en la medida de sus posibilidades, buscará soluciones alternativas que minimicen el impacto de la cancelación, tales como la reprogramación en una fecha futura o la oferta de actividades sustitutivas que cumplan con los estándares de calidad y seguridad exigidos.

En todos los casos, el cliente —sea una institución educativa, empresa o grupo adulto— al aceptar los términos y condiciones de contratación, reconoce y asume que las políticas de cancelación y modificación responden a la necesidad de garantizar la operatividad y viabilidad de las actividades, así como la adecuada gestión de recursos humanos y materiales comprometidos en la planificación de cada evento.

4. Cancelación Impuesta por la empresa ejecutora

En aquellas circunstancias excepcionales en las que la empresa encargada de la ejecución de la actividad se vea obligada a cancelar la misma debido a causas ajenas a su control —tales como situaciones de fuerza mayor, condiciones climáticas adversas que imposibiliten la realización segura de la actividad, o la falta de permisos o autorizaciones necesarias para llevarla a cabo—, H2O Aventura se compromete a ofrecer al cliente —ya sea un grupo escolar, una empresa o un grupo organizado de adultos— una serie de alternativas, dentro del marco establecido en esta política, con el objetivo de minimizar el impacto causado por dicha cancelación.

Entre las opciones disponibles, y siempre en función de la naturaleza específica del evento imprevisto, se incluyen las siguientes:

• Reembolso completo del importe abonado: En aquellos casos en los que la cancelación no permita reprogramar la actividad de manera viable, o si el cliente así lo prefiere, H2O Aventura gestionará un reembolso total del importe efectivamente abonado. Este reembolso se realizará sin ninguna deducción por gastos administrativos o de gestión, asegurando así que el cliente —independientemente de su naturaleza— reciba el 100 % de la cantidad pagada inicialmente. El proceso se llevará a cabo conforme a las políticas y plazos estipulados en la sección correspondiente de este documento.
• Reprogramación de la actividad en una fecha alternativa: Si las condiciones que motivaron la cancelación permiten reprogramar la actividad, H2O Aventura ofrecerá la posibilidad de fijar una nueva fecha, siempre y cuando esta sea compatible con los horarios del cliente (grupo escolar, empresa o grupo adulto) y la logística de la empresa ejecutora. H2O Aventura colaborará con todas las partes para facilitar esta reprogramación en la medida de lo posible.
• Propuesta de una actividad alternativa de características similares: En los casos en que no sea viable reprogramar la actividad original, H2O Aventura propondrá una alternativa que conserve características y condiciones similares, siempre que se garantice la calidad y la seguridad del servicio. Esta opción estará sujeta a la disponibilidad de recursos y proveedores.

Es de suma importancia subrayar que H2O Aventura, actuando como intermediario y facilitador, no asume responsabilidad adicional más allá de estas alternativas. Por ello, se exime de cualquier responsabilidad relacionada con daños, perjuicios, pérdidas económicas o inconvenientes derivados de la cancelación por causas ajenas a su control, tales como fuerza mayor, fenómenos meteorológicos, restricciones legales, huelgas u otras circunstancias imprevistas.

El cliente —sea un centro educativo, una empresa o grupo de adultos—, al aceptar las condiciones generales de contratación, entiende y asume que estas cancelaciones son un riesgo inherente a actividades al aire libre o sujetas a factores externos, y que H2O Aventura, como intermediario, tiene un alcance limitado en su resolución.

5. Responsabilidades del cliente en materia de participación

En el marco de las actividades gestionadas por H2O Aventura, la responsabilidad de comunicar e instruir a los participantes sobre los requisitos esenciales en términos de equipamiento, vestimenta y otros materiales necesarios para una participación segura recae exclusivamente en el cliente, ya sea un centro educativo, empresa o grupo adulto.

En el caso de grupos escolares, esta responsabilidad incluye informar a los alumnos y a sus tutores o padres. En todos los casos, el cliente debe garantizar la correcta transmisión de esta información con suficiente antelación, asegurándose de que cada participante está preparado conforme a las especificaciones indicadas.

El equipamiento requerido podrá variar según el tipo de actividad contratada (multiaventura, acuáticas, culturales, etc.) e incluir, por ejemplo, calzado adecuado, ropa de repuesto, protección solar, y elementos de seguridad como cascos o chalecos salvavidas. Es responsabilidad del cliente asegurar que toda esta información se transmita de manera clara, que sea comprendida y aceptada por los participantes o sus responsables legales.

En el caso de menores, el cliente deberá gestionar y remitir todas las autorizaciones necesarias para su participación, tales como permisos parentales, exenciones de responsabilidad u otros documentos que H2O Aventura requiera. La entrega deberá realizarse por correo electrónico con antelación razonable, permitiendo su revisión y validación. El incumplimiento en la entrega oportuna de dicha documentación puede suponer la exclusión del menor sin derecho a reembolso.

H2O Aventura se exime de cualquier responsabilidad derivada del incumplimiento de estas obligaciones fundamentales por parte del cliente —sea una institución educativa, empresa o grupo de adultos— y recuerda que una correcta gestión de la información y de la documentación requerida es esencial para la ejecución segura de cualquier actividad contratada.

Al aceptar las condiciones de contratación, el cliente reconoce y asume plenamente estas responsabilidades y se compromete a cumplirlas con la diligencia debida.

6. Umbral mínimo de participación y condiciones derivadas de su incumplimiento

H2O Aventura establece de manera estricta un umbral mínimo de participación para todas las actividades que organiza y gestiona, aplicable sin excepción a grupos escolares, empresas y grupos de adultos. La viabilidad operativa y logística de las actividades depende de alcanzar ese número mínimo de participantes. La imposibilidad de cumplir con este requisito podrá conllevar la cancelación de la actividad o la aplicación de las siguientes condiciones:

Umbrales mínimos por tipo de actividad:

• Pantano de San Juan y Gargantilla de Lozoya (actividades multiaventura): mínimo 40 participantes.
• Gymkanas (Retiro, Parque Juan Carlos I, Toledo, Casa de Campo): mínimo 40 participantes.
• Escape Room: mínimo 35 participantes.
• Otras actividades: mínimo 30 participantes.

En caso de no alcanzar el número mínimo exigido, se facturará el importe correspondiente a dicho umbral, independientemente del número real de asistentes. Este cobro tiene como finalidad cubrir los costes operativos fijos: personal técnico, transporte (cuando aplique), y montaje de material.

El cliente —ya sea un centro educativo, una empresa o un grupo adulto— debe tener presente que, si no se alcanza el mínimo establecido, no podrá solicitar un ajuste a la baja del importe facturado. Esta política se aplica de forma uniforme y será comunicada oportunamente para evaluar, si fuera posible, alternativas viables.

En situaciones en las que se prevea no alcanzar el mínimo, H2O Aventura podrá proponer la combinación de grupos o la reprogramación de la actividad, siempre en función de disponibilidad y coordinación con otros interesados.

H2O Aventura se exime de cualquier responsabilidad derivada de la imposibilidad del cliente de reunir el número mínimo de participantes. La facturación del importe mínimo será inapelable una vez confirmada la fecha de la actividad. Por ello, se insiste en la importancia de una planificación anticipada y una confirmación precisa del número de asistentes.

7. Procedimiento para la devolución de importe

Cuando proceda la devolución de importes, esta se realizará exclusivamente mediante transferencia bancaria, utilizando los datos proporcionados por el cliente —sea una institución educativa, una empresa o un grupo adulto— al formalizar la solicitud de cancelación. Es responsabilidad exclusiva del cliente garantizar que los datos bancarios sean correctos y estén actualizados.

El proceso estará condicionado a la verificación del cumplimiento de las condiciones y plazos establecidos. Una vez validada la solicitud, H2O Aventura iniciará la transferencia en un plazo razonable, que no excederá de 30 días naturales desde la aprobación del reembolso.

La cantidad a devolver se calculará en proporción al número de plazas confirmadas por el cliente, sin que pueda superar el 5% del total de plazas confirmadas, salvo indicación expresa. Si el importe a devolver es inferior a ese umbral, o no procede devolución, se notificará al cliente junto con, si procede, opciones de crédito o compensación futura.

H2O Aventura se reserva el derecho de retener o denegar devoluciones que no cumplan con los requisitos o documentación necesarios. También podrá requerir documentación adicional que acredite la titularidad de la cuenta bancaria con el fin de garantizar la seguridad del proceso.

Una vez emitida la transferencia, H2O Aventura no será responsable por retrasos atribuibles a las entidades bancarias ni por posibles comisiones aplicadas por las mismas.

8. Cláusula de protección de datos personales

H2O Aventura cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018. Los datos recabados de clientes de cualquier naturaleza (centros educativos, empresas o grupos organizados) se gestionan exclusivamente a través de HubSpot, plataforma que incorpora medidas avanzadas de seguridad: encriptación, controles de acceso, y monitorización continua.

Los datos personales se usan exclusivamente para la gestión de las actividades: planificación, coordinación, comunicaciones, reservas y logística. No se conservarán más allá del tiempo legalmente permitido ni se compartirán con terceros, salvo cuando sea imprescindible para la ejecución de la actividad. En estos casos, se exigirán compromisos de confidencialidad a los proveedores implicados.

Los clientes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad de datos, a través de los canales oficiales de contacto indicados en nuestra web.

H2O Aventura revisa de forma periódica sus protocolos para garantizar el cumplimiento actualizado de la normativa vigente en materia de privacidad y protección de datos.

9. Jurisdicción y resolución de conflictos

Cualquier controversia derivada de la contratación de servicios será resuelta por los tribunales de Madrid. En caso de incidencias en la ejecución de la actividad, la reclamación deberá dirigirse en primera instancia a la empresa proveedora ejecutora, correspondiendo a H2O Aventura la función de mediador e intermediario entre las partes.